[공문서 작성] 공무원, 공공기관 직원들의 문서 작성 기준서는?

[공문서 작성] 공무원, 공공기관 직원들의 문서 작성 기준서는?

안녕하세요. 프로개꿀러입니다. 오늘은 공무원 또는 공공기관에 다니시는 저연차분들을 위한 포스팅을 준비했습니다. 여러분들은 공문서 등을 작성할 때 어떻게 작성해야할지 또는 형식은 어떻게 해야하는지 궁금하지 않으셨나요? 옆에서 가르쳐주는 분들도 없고 주먹구구식으로 배우다가 상사에게 혼나면 어떤 부분이 잘못돼었는지도 모르는 경험을 종종 하셨을 겁니다. 

물론 이를 규정해놓은 법령이 '행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정' 으로 존재합니다. 먼저 해당 규정의 총칙 부분을 잠깐 소개해드리겠습니다.

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행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 제1조(목적)

이 영은 행정기관의 행정업무 운영에 관한 사항을 규정함으로써 행정업무의 간소화ㆍ표준화ㆍ과학화 및 정보화를 도모하고 행정기관 간 협업을 촉진하여 행정의 효율을 높이는 것을 목적으로 한다.

행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 제2조(적용범위)

중앙행정기관(대통령 직속기관과 국무총리 직속기관을 포함한다. 이하 같다)과 그 소속기관, 지방자치단체의 기관과 군(軍)의 기관(이하 “행정기관”이라 한다)의 행정업무 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 영에서 정하는 바에 따른다.

행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 제3조(정의)

이 영에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. <개정 2014. 2. 18., 2021. 1. 5.>

1. “공문서”란 행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다)와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다.

2. “전자문서”란 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되거나 송신ㆍ수신 또는 저장된 문서를 말한다.

3. “문서과”란 행정기관 내의 공문서를 분류ㆍ배부ㆍ보존하는 업무를 수행하거나 수신ㆍ발신하는 업무를 지원하는 등 문서에 관한 업무를 주관하는 과(課)ㆍ담당관 등을 말한다.

4. “처리과”란 업무 처리를 주관하는 과ㆍ담당관 등을 말한다.

5. “서명”이란 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자[제10조에 따라 결재, 위임전결 또는 대결(代決)하는 자를 말한다. 이하 같다] 또는 발신명의인이 공문서(전자문서는 제외한다)에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.

6. “전자이미지서명”이란 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.

7. “전자문자서명”이란 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.

8. “행정전자서명”이란 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인의 신원과 전자문서의 변경 여부를 확인할 수 있도록 그 전자문서에 첨부되거나 결합된 전자적 형태의 정보로서 「전자정부법 시행령」 제29조에 따른 인증기관으로부터 인증을 받은 것을 말한다.

9. “전자이미지관인”이란 관인의 인영(印影: 도장을 찍은 모양)을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 관인을 말한다.

10. “전자문서시스템”이란 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

11. “업무관리시스템”이란 행정기관이 업무처리의 모든 과정을 제22조제1항에 따른 과제관리카드 및 문서관리카드 등을 이용하여 전자적으로 관리하는 시스템을 말한다.

12. “행정정보시스템”이란 행정기관이 행정정보를 생산ㆍ수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ제공ㆍ송신ㆍ수신하고 활용할 수 있도록 하드웨어ㆍ소프트웨어ㆍ데이터베이스 등을 통합한 시스템을 말한다.

13. “정보통신망”이란 「전기통신사업법」 제2조제2호에 따른 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.

14. “정책실명제”란 정책의 투명성과 책임성을 높이기 위하여 행정기관에서 소관 업무와 관련하여 수립ㆍ시행하는 주요 정책의 결정 및 집행 과정에 참여하는 관련자의 실명과 의견을 기록ㆍ관리하는 제도를 말한다.

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그러나 법령은 너무 어렵게 쓰여져 있기 때문에 우리가 업무 중에 실제로 활용하기가 어렵습니다. 해당 법령의 주무부처인 행정안전부에서는 이 법령에 대한 해설서를 주기적으로 제작하여 배포하고 있습니다. 바로 '행정업무운영 편람'인데요.

행정업무운영편람 (출처 : 행정안전부 홈페이지)

저도 살펴보니 2018년에 배포된 게 최신인 것 같고, 당연히 업무하는 컴퓨터에 PDF 파일로 저장하여 자주 활용하고 있습니다. 행정안전부 홈페이지에 들어가셔서 검색하시면 바로 나오니 저 아래에 있는 첨부파일을 다운로드받으시면 됩니다. 행정안전부 홈페이지도 아래에 링크 걸어놓겠습니다.

(관련 홈페이지) www.mois.go.kr/www.mois.go.kr/frt/a01/frtMain.do

행정안전부

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알면 유용한 매뉴얼이므로 CTRL+F를 사용해 필요할 때마다 찾아보시기 바랍니다. 오늘 포스팅은 이만 마치겠습니다. 감사합니다!