[한글 보고서 작성 기초] 내용도 중요하지만 가로세로(형식)가 먼저!
[한글 보고서 작성 기초] 내용도 중요하지만 가로세로(형식)가 먼저지!
안녕하세요? 프로개꿀러입니다. 제 주변 친구들의 보고서 작성에 도움을 주기 위해 예전에 네이버 블로그에 올려두었던 것을 정제해서 다시 시작해보려 합니다.
아직 제 친구들은 보고서를 많이 작성하는 연차가 아니라서 저의 도움을 받아 하나씩 배워가고 있고, 저도 최초로 보고서 작성법을 연재하던 때보다는 연차가 조금 더 쌓였으니 전달하는 방식이 더 업그레이드가 되었을거라 생각합니다.^.^;
보통 윗 분들께서 보고서 작성을 해보라고 주변에서 시키면 예전에 전임자가 작성해둔 보고서를 많이 참고하실거에요. 물론 아무것도 모를 때 당연히 저도 전임자의 보고서를 기준으로 삼아 일부 짜깁기하는 등 자체 가내수공업으로 편집하여 완성한 적이 많습니다. 하지만 그렇게 보고서를 작성해서 결재를 들어가면 영문도 모른채 이게 뭐냐며 하나도 안읽힌다는 등 다양하게 털리고 돌아왔죠. 더 심각한 건은 뭐가 잘못되었는지 답은 못얻은채로요.
이제 여러분들이 왜 털리는지에 대한 작은 해답을 드리고자 이번 포스팅을 시작하게 되었습니다. 참고로 제가 알려드리는 기준은 공무원 및 공공기관에서 흔히 사용하는 한글 프로그램 기준입니다. 공문서 작성하는데 사용하는 온나라도 한글 베이스니 똑같이 활용하실 수 있습니다.
오늘은 가장 기초인 F7(편집 용지)부터 알려드리도록 하겠습니다. 참고로 한 부서 내에서는 보고서를 쓰는 방식이나 문서 형태가 보통 통일되어 있습니다. 그러므로 여러분들이 제일 먼저 하셔야 될 일은 그동안 그 부서 내에서 작성된 여러 문서를 열고 들어가서 F7을 누르는 겁니다. F7에서 중요한 부분을 같이 살펴보시죠.
F7을 누르게 되면 용지 방향을 세로 또는 가로로 할지 용지 여백은 어떻게 해야할 지 등 여러가지 설정이 있는데요. 우리가 사용하는 문서 편집은 간단한 편이기에 딱 두가지만 알아두시면 됩니다.
1. 용지 방향 (세로 or 가로)
용지방향은 기본적으로 세로로 사용합니다. 다만 표로 서식을 길게 만들어 다른 부서 또는 기관에 뿌려줘야 할 경우에는 가로로 만드는 경우도 종종 있습니다. 하지만 가로로 만들어서 뿌려주는게 편리한 경우에도 되도록이면 그렇게 하지 않고 세로 방향에서 표를 어떻게든 작성하시길 권합니다. 경험상 보고서 출력 후 결재 맡을 때 종이가 결재 서류 밖으로 삐져나오는 걸 관리자분들이 썩 좋아하시지는 않더라구요. 또 가로로 작성할 때 왜 다른 페이지도 모두 용지방향이 바뀌냐고 물어보시는 분들도 있는데, 가로로 바꾸려면 바꾸려는 페이지에 F7을 누른 뒤 적용범위를 '새 구역으로'라고 선택하시면 됩니다.
2. 용지 여백 (각 기관마다 설정 여백(mm)이 다르니 참조하여 작성)
용지 여백이 다르면 보고서를 작성하더라도 12글자까지 한 문장에 칠 수 있는 걸 10글자 또는 14글자를 치게 됩니다. 그렇게되면 읽는 사람 입장에서는 보고서 내용을 보지도 않았는데도 본능적으로 불편한 감정이 느껴지며 읽기가 싫어집니다. 그러므로 그 부서에서 사용하는 여백을 외워서 TAB키를 활용하여 재빠르게 형식을 맞추고 보고서 작업을 시작합시다. 간단하면서도 제일 잘 활용하게 되는 기본기이기 때문이죠.
한 번에 모든 것을 다 알려드리는 것보다 중요한 포인트 위주로 가볍게 알려드리도록 하겠습니다. 여러분들도 가끔 보시면서 이런거를 신경써야되는구나라고 익히시면 그 부서 내에서 능력자가 되실 수 있습니다. 여러분들의 지혜로운 직장생활을 응원하겠습니다. 감사합니다!